Todo lo que necesita saber para tramitar correctamente la autorización de equipos y servicios tecnológicos.
Ver el proceso paso a pasoLa Orden Administrativa PRITS-2023-001 al amparo de la Ley 75-2019 aplica a toda la Universidad de Puerto Rico como instrumentalidad del gobierno. Ninguna compra de tecnología puede procesarse en UFIS sin contar primero con la aprobación escrita de PRITS, independientemente del monto.
PRITS es la oficina del gobierno de Puerto Rico que apoya a las agencias en la adquisición de tecnología de forma estratégica, segura y alineada con la política pública. Su evaluación garantiza que las inversiones tecnológicas del Recinto cumplan con los más altos estándares.
La Puerto Rico Innovation and Technology Service es la entidad de la Rama Ejecutiva a cargo de la política pública de tecnología del gobierno. Fue creada por la Ley 75-2019.
La UPR es una instrumentalidad del Gobierno de Puerto Rico. La Ley 75-2019 y la Orden PRITS-2023-001 aplican a toda agencia de la Rama Ejecutiva, sin importar el origen de los fondos.
El proceso de adquisición tecnológica ahora incluye una evaluación previa de PRITS antes de procesar la requisición en UFIS. Este paso adicional fortalece la planificación tecnológica del Recinto y asegura el cumplimiento con la normativa vigente.
PRITS dispone de 5 días laborables para completar su análisis, término que puede extenderse según sea necesario. La solicitud debe presentarse al menos 15 días calendario antes del vencimiento de los fondos o cierre del año fiscal. Se recomienda planificar con suficiente anticipación.
El criterio es el tipo de bien o servicio, no el costo. Casi toda compra de tecnología requiere aprobación, con una excepción muy específica.
Es importante seguir estos pasos en orden. Cada etapa depende de la anterior para poder avanzar.
Antes de completar el formulario, se deben tener disponibles la cotización y la evaluación técnica del producto o servicio.
Si el departamento no cuenta con técnico propio, se debe coordinar con el técnico del decanato correspondiente. De no estar disponible, puede contactarse a la División de Tecnologías Académicas y Administrativas (DTAA).
El formulario contiene 13 preguntas y debe completarse en su totalidad con los datos específicos del Recinto de Río Piedras.
PRITS - RRP - [Siglas Depto] - [email@upr.edu] – [Equipo/Servicio] - $[Costo].pdf
Ejemplo: PRITS – RRP – DTAA – fulano.detal101@upr.edu – Laptop – $99,999.99.pdf
Se debe conformar un solo archivo PDF con todos los documentos, en el orden establecido, antes de iniciar el proceso de firmas.
El personal técnico deberá certificar que la cotización cumple los requisitos técnicos para la función requerida y con los requisitos del Recinto (ej. garantía). Si el departamento no cuenta con técnico propio, se debe coordinar con el técnico del decanato o contactar a DTAA.
El documento requiere firmas en un orden específico a través de la plataforma Adobe Sign.
| Orden | Puesto | Persona / Contacto | Dónde firma |
|---|---|---|---|
| 0 | Oficial Administrativo Sube el doc a Adobe Sign |
Personal de la oficina solicitante | Hoja de ruta |
| 1 | Director del Departamento | Director(a) de la unidad solicitante | Hoja de ruta |
| 2 | OPI / Director DTAA | Sr. Rubén Rodríguez Ocasio ruben.rodriguezocasio@upr.edu |
Renglón #12 + firma en formulario |
| 3 | Ayudante Especial del Rector | Sr. Channiel J. Peñaloza Parrilla channiel.penaloza@upr.edu |
Hoja de ruta |
| 4 | Rectora — Autoridad Nominadora | Dra. Mayra B. Chárriez Cordero mayra.charriez@upr.edu |
Firma en formulario (NO en hoja de ruta) |
| 5 | Enlace PRITS Recibe copia — no firma |
Sr. Pablo Rebollo pablo.rebollo@upr.edu |
Recibe copia del doc firmado |
Una vez completadas todas las firmas, el oficial de enlace (Sr. Pablo Rebollo) tramita la evaluación a través del portal oficial de PRITS.
DTAA recibe la determinación de PRITS y la envía a la unidad solicitante para que sea incluida en el expediente.
Con la aprobación de PRITS, se puede proceder a registrar la requisición en UFIS para revisión y aprobación de DTAA.
Estos errores comunes pueden resultar en la nulidad de la compra o en la devolución de fondos públicos.
Ninguna compra de tecnología puede procesarse — ni en UFIS, ni por contrato, ni por orden de compra — sin la aprobación escrita de PRITS. Proceder sin ella puede resultar en la nulidad de la adquisición.
La petición debe presentarse en un término no mayor de 15 días calendarios previos a la fecha de vencimiento de los fondos o terminación del año fiscal, independientemente de si son fondos estatales o federales.
La orden de compra debe coincidir exactamente con lo aprobado. Equipo diferente, proveedor distinto o precio mayor requieren notificar a PRITS y obtener nueva aprobación antes de proceder.
Toda petición incompleta por falta de interés o incumplimiento con los requerimientos de PRITS será archivada a los 30 días calendario contados desde su presentación. De ser necesario, se deberá someter una nueva petición.
Aunque exista un contrato de selección múltiple vigente con un proveedor, cada adquisición individual requiere su propia aprobación de PRITS.
Todo contrato de servicios en la nube (SaaS, PaaS, IaaS) debe tramitarse con intervención de PRITS. Está prohibido el hosting o almacenamiento en servidores de terceros de forma independiente.
Situaciones comunes que surgen al tramitar compras de tecnología en el Recinto.
Personas que intervienen en el proceso de aprobación de PRITS en el Recinto de Río Piedras.
Descargue los documentos necesarios para iniciar el proceso.