Antes de comprar tecnología,
necesitas aprobación de PRITS
Toda compra de equipo o servicio tecnológico requiere autorización del gobierno de Puerto Rico antes de entrar en UFIS. Aquí te explicamos qué hacer.
Ver el proceso paso a paso ↓La Orden Administrativa PRITS-2023-001 al amparo de la Ley 75-2019 aplica a toda la Universidad de Puerto Rico como instrumentalidad del gobierno. Ninguna compra de tecnología puede procesarse en UFIS sin contar primero con la aprobación escrita de PRITS, independientemente del monto.
¿Qué es PRITS y por qué me afecta?
PRITS es la oficina del gobierno de Puerto Rico que supervisa y aprueba toda adquisición tecnológica de las agencias y entidades gubernamentales, incluyendo la UPR.
¿Qué es PRITS?
La Puerto Rico Innovation and Technology Service es la entidad de la Rama Ejecutiva a cargo de la política pública de tecnología del gobierno. Fue creada por la Ley 75-2019.
¿Por qué aplica a la UPR?
La UPR es una instrumentalidad del Gobierno de Puerto Rico. La Ley 75-2019 y la Orden PRITS-2023-001 aplican a toda agencia de la Rama Ejecutiva, sin importar el origen de los fondos.
¿Qué cambió en el proceso?
Antes, la requisición de tecnología entraba directamente en UFIS para revisión de DTAA. Ahora, primero debes obtener la aprobación escrita de PRITS y solo después entrar en UFIS.
¿Cuánto tiempo toma?
El proceso completo — preparar el formulario, tramitar firmas y recibir respuesta de PRITS — puede tomar de 2 a 4 semanas. Planifica con anticipación.
¿Tu compra requiere aprobación de PRITS?
El criterio es el tipo de bien o servicio, no el costo. Casi toda compra de tecnología requiere aprobación, con una excepción muy específica.
🔴 Requiere aprobación
- Computadoras, laptops, tabletas
- Servidores y equipo de red
- Software y licencias
- Servicios de nube (SaaS, PaaS, IaaS)
- Sistemas de telefonía
- Equipo y servicios de ciberseguridad
- Desarrollo de aplicaciones o portales web
- Plataformas de datos
- Digitalización de trámites y servicios
- Cualquier otro servicio de tecnología
- Proyectos con licenciamiento existente
- Acuerdos colaborativos o contratos por contingencia
🟢 Exento — No requiere aprobación
- Teclados
- Mouse
- Monitores
- Cámaras web
- Cables
- Memorias portátiles (USB/flash)
- Otros accesorios periféricos similares
El proceso paso a paso
Sigue estos pasos en orden. No puedes avanzar al siguiente sin completar el anterior.
Identifica la necesidad y reúne los documentos
Antes de llenar el formulario, asegúrate de tener la cotización y la evaluación técnica del producto o servicio.
- Cotización del proveedor — firmada por el técnico que certifica que cumple con las necesidades
- Evaluación técnica, tabla comparativa u otros análisis del personal técnico
- Cualquier aprobación de propuesta o documentación especial relevante
Si tu departamento no tiene técnico propio, coordina con el técnico de tu decanato. Si no está disponible, contacta la Unidad de Servicios Técnicos del CTI.
Completa el Formulario PRITS-001
Llena las 13 preguntas del formulario con los datos específicos del Recinto de Río Piedras.
- Nombre de la agencia: Universidad de Puerto Rico – Recinto de Río Piedras
- OPI: Rubén Rodríguez Ocasio — ruben.rodriguezocasio@upr.edu — (787) 764-0000 ext. 83800
- Autoridad Nominadora: Dra. Mayra B. Chárriez Cordero — mayra.charriez@upr.edu — ext. 83000
- Procedencia de fondos privados: clasifícalos como estatales
- Renglón 12 (evaluación del OPI): Marca SÍ — deja espacio para comentarios de DTAA
Formulario PRITS - RRP - [Siglas Depto] - [email@upr.edu] – [Equipo/Servicio] - $[Costo].pdf
Ejemplo: Formulario PRITS - RRP - CISO - fulano.detal101@upr.edu – Laptop - $1,500.00.pdf
Prepara el paquete de documentos
Combina todos los documentos en un solo archivo PDF, en el orden correcto, antes de iniciar el proceso de firmas.
- Hoja de ruta para firmas
- Formulario PRITS-001 completado
- Cotización firmada por el personal técnico
- Otros documentos relevantes (evaluaciones, especificaciones, etc.)
Tramita las firmas por Adobe Sign
El documento requiere cinco firmas en un orden específico tramitadas a través de Adobe Sign.
| Orden | Puesto | Persona / Contacto | Dónde firma |
|---|---|---|---|
| 0 | Oficial Administrativo Sube el doc a Adobe Sign |
Personal de tu oficina | Hoja de ruta |
| 1 | Director del Departamento | Director(a) de tu unidad | Hoja de ruta |
| 2 | OPI / Director DTAA | Sr. Rubén Rodríguez Ocasio ruben.rodriguezocasio@upr.edu |
Renglón #12 + firma en formulario |
| 3 | Ayudante Especial del Rector | Sr. Channiel J. Peñaloza Parrilla channiel.penaloza@upr.edu |
Hoja de ruta |
| 4 | Rectora — Autoridad Nominadora | Dra. Mayra B. Chárriez Cordero mayra.charriez@upr.edu |
Firma en formulario (NO en hoja de ruta) |
| 5 | Enlace PRITS Recibe copia — no firma |
Sr. Pablo Rebollo pablo.rebollo@upr.edu |
Recibe copia del doc firmado |
El enlace somete a PRITS
Una vez completadas todas las firmas, el oficial de enlace (Pablo Rebollo) tramita la evaluación a través del portal oficial de PRITS.
- Se somete en: support.prits.pr.gov
- PRITS tiene 5 días laborables para responder; puede extenderse si solicitan información adicional
- Durante la evaluación, PRITS puede requerir documentación adicional o citar al OPI a reunión
- La respuesta llegará al OPI (director de DTAA) mediante el Service Desk de PRITS
Recibe la aprobación de PRITS
DTAA recibe la determinación de PRITS y te la envía para que la incluyas en tu expediente.
- La aprobación tiene vigencia de 60 días calendario a partir de su emisión
- Guarda el comunicado de aprobación — lo necesitarás para el paso siguiente y para el expediente del contrato u orden de compra
- Si PRITS deniega la solicitud, te notificará las razones; puedes someter una nueva petición si persiste la necesidad
Entra la requisición en UFIS
Con la aprobación de PRITS en mano, ya puedes procesar la requisición en UFIS como de costumbre. DTAA la revisará y aprobará.
- Incluye el comunicado de aprobación de PRITS como documento adjunto en UFIS
- La requisición debe coincidir exactamente con lo que PRITS aprobó — cualquier variación requiere nueva autorización
- Si la aprobación venció (más de 60 días) sin que hayas procesado la compra, debes iniciar el proceso de PRITS de nuevo
Lo que no puedes ignorar
Estos errores comunes pueden resultar en la nulidad de la compra o en la devolución de fondos públicos.
No puedes comprar sin aprobación
Ninguna compra de tecnología puede procesarse — ni en UFIS, ni por contrato, ni por orden de compra — sin la aprobación escrita de PRITS. Hacerlo puede resultar en la nulidad de la adquisición.
La aprobación vence en 60 días
Una vez PRITS aprueba, tienes 60 días para completar la compra. Si no lo haces, la aprobación caduca y debes empezar de nuevo. No esperes hasta el último momento.
No puedes cambiar lo aprobado
La orden de compra debe coincidir exactamente con lo aprobado. Equipo diferente, proveedor distinto o precio mayor requieren notificar a PRITS y obtener nueva aprobación antes de proceder.
Planifica para el cierre de fondos
Presenta la solicitud al menos 15 días antes del vencimiento de los fondos. El año fiscal estatal cierra el 30 de junio; el federal, el 30 de septiembre.
Aplica aunque exista contrato maestro
Aunque haya un contrato de selección múltiple vigente con un proveedor, cada adquisición individual requiere su propia aprobación de PRITS.
Los servicios de nube van por PRITS
Todo contrato de servicios en la nube (SaaS, PaaS, IaaS) debe contratarse con intervención de PRITS. Está prohibido el hosting o almacenamiento en servidores de terceros de forma independiente.
Preguntas frecuentes
Casos comunes que surgen al tramitar compras de tecnología.
Contactos del proceso en el Recinto
Personas que intervienen en el proceso de aprobación de PRITS en el Recinto de Río Piedras.
Formularios y documentos
Descarga los documentos que necesitas para iniciar el proceso.